Szóbeli és írásbeli szövegek

A szó elszáll, az írás megmarad - szokták mondani arra utalva, hogy a szóbeli szövegek kevésbé bizonyító erejűek, mint az írásbeliek. Nyilván van ebben valami, de azért nem ez a teljes igazság.
A szóbeli szövegek gazdaságosan megalkothatóak, míg az írásbeliek jóval idő-, energia- és eszközigényesebbek. Az aktuális szóbeli közlésekre gyorsan lehet reagálni, az írottakra lassabban. A szóbeli szövegeket szövegfonetika kíséri, például hangsúly és hanglejtés, ami módosít a jelentésen is. Az írásjelek hatása ennél gyengébb. Az írásnál nagy a pontatlanság veszélye. A szóbeli szöveg tárolása modern technikát kíván, az írásbelié csak az íróeszközöket. Az utóbbiban az információ visszakeresése is könnyebb.
Ez látszik a nyelvhasználaton is. A szóbeli szövegek mondatszerkesztése lazább, nem annyira igényes a fogalmazás, több az ismétlés, kevésbé egységes a szöveg. Az írott szövegeket igényesebb mondatok, választékosabb fogalmazás, átgondolt szövegszerkezet jellemzi. Nyelvi minőségben az írásbeli erősebb, ami viszont a befogadhatóságot szűkíti.
A mindennapokban a szóbeliség aránya jóval magasabb, ez az ember elsőrendű közlésmódja. A nyelvhasználati színterek között a szóbeliség a magánéleti, míg az írásbeliség a közéleti tereken a legélőbb. Az előbbinél olyan szövegműfajok születnek, mint a beszélgetés, a társalgás vagy a vita, utóbbinál a hivatalos levél, a kérvény a meghatalmazás vagy az elismervény. Nézzük át ezeket a műfajokat!
A beszélgetés és a társalgás egymás szinonimái is, az utóbbi inkább kötetlenebb. A beszélgetések között van irányított is, például az iskolai vagy munkahelyi helyzetekben. Ekkor a téma kötött, a csapongást az irányító személy gátolja. Társalgásnál egyik témából szabadon bomlik ki a másik, a beszélők a saját érdeklődésükhöz is igazíthatják az eszmecserét. A vitának konkrét témája és célja van, a felek olyan szöveget alkotnak, amivel a saját érveik jól kifejezhetőek. A szóbeli szövegek döntően dialogikus típusúak.
Az írásbeli szövegek viszont inkább monologikusak. A hivatalos írásbeli szövegek alapműfaja a hivatalos levél. A magánemberek így írnak a hivatalos ügyekben minden szervezetnek: iskolának, üzletnek vagy banknak. A levél célja adja a műfaját, leggyakrabban érdeklődés, kérvény és panasz.  A hivatalos levél formája kötött, használhatunk rá egy bevált sablont. Balra legfölülre kerül a küldő neve, beosztása, címe. Alá írjuk a címzettet ugyanígy. Ezt követi a tárgy, ami megfelel a levél műfajának, és itt címszavakban összefoglaljuk a levelet. A főrész a magánlevélre hasonlít, kezdjük a címzett megszólításával. Ez mindig “Tisztelt...”, utána a beosztás következik. Például helyes ez: “Tisztelt Igazgató Asszony!” A “Hölgyem/Uram” formák illetlenek. A levél törzsszövegében tartsunk meg egy hármas beosztást. Először szóljunk magunkról, és közöljük, mit is szeretnénk. Utána indokoljuk meg a kérést vagy fejtsük ki az észrevételeket részletesen. A zárásban ismételjük meg az első rész tartalmát úgy, hogy a következményekre és a megoldásra  is utalunk. A szöveg alá kerül a keltezés, a “Kelt” szó után a helység és a dátum. Ezt követi az elköszönő forma, vagy “Tisztelettel”, vagy “Üdvözlettel”. Jöhet az aláírás, alatta a név és a beosztás, esetleg az elérhetőségek. Végül a lap alján szerepelhet egy “Mellékletek” rovat, ide a levéllel együtt küldött dokumentumokat kell beírni.
A kisebb ügyiratok között fontos az elismervény. Ezzel igazolják valamilyen áru, értéktárgy, nyomtatvány átvételét. Ilyet töltünk ki, amikor a postástól átveszünk egy küldeményt. Az irat tetején ott a műfaj: “Elismervény”, alá pedig jön is a szöveg, melynek lényege, hogy mit, mennyi időre és milyen céllal vettünk át.
A meghatalmazás is gyakori, ebben a meghatalmazó jogot ad a meghatalmazottnak, hogy az a nevében és helyette eljárjon egy ügyben. Az érvényességhez két tanú aláírása is szükséges.
Van-e tehát súlya a szónak az írás mellett? Persze a hivatali ügyintézés írásbeli, de például szóban érdeklődünk vagy teszünk panaszt a telefonos ügyfélszolgálatokon. Sőt, szerződéseket is köthetünk szóban. Biztos nem ártana, ha a szóbeli megállapodások betartásának is kialakulna a kultúrája.