A sportesemények dokumentumai

Gondolom, nem áll messze a valóságtól, hogy már számos sportversenynek voltál résztvevője. Nyilván azzal is tisztában vagy, hogy a sporteseményt is kell dokumentálni. Most rögtön le is szögezhetjük, hogy más komplex feladatokhoz hasonlóan dokumentáció nélkül egyetlen sportesemény sem lenne kivitelezhető. Nézzük, mi fán teremnek a sportesemények dokumentumai!
A sportesemények jellemző dokumentumainak egyik fontos segédlete a versenynaptár. Ez azonban még egy kicsit kevésnek bizonyul, így szükségünk lesz egy szervezési tervre is. Bizony nem maradhat el az egyik legfontosabb tétel, a forgatókönyv sem! Versenykiírás nélkül pedig nem lenne indulónk, nem lennének versenyek és mérkőzések. Jegyzőkönyv hiányában viszont nem lesz hiteles iratunk, amivel a végeredményt is igazoljuk. Ja, és ki ne hagyjuk a gazdasági elszámolást se! Természetesen az esemény jellegének megfelelő egyéb segédanyagok is részét képezik a teljes dokumentációnak.
Vajon miért olyan fontos a versenykiírás? A versenykiírás a versenyszervezés alapdokumentuma. Tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos legfontosabb adatokat, szabályokat és tudnivalókat. Innen szerezhetünk információt a verseny céljáról, helyéről és idejéről. Ebből ismerhetjük meg a verseny rendezőinek adatait, a verseny résztvevőit, a versenyszámokat és azok sorrendjét. Ez tudatja velünk a helyezések eldöntésének módját, a díjazást és a költségeket. Innen válik ismertté a nevezés határideje, módja és a részvétellel összefüggő fontosabb információk. Óvások esetén a játék- és versenyszabályok mellett a versenykiírás döntheti el a vitát.
Most pedig nézzük meg, milyen a jó forgatókönyv! Forgatókönyvet, több félét is készíthetünk a sportesemény nagyságának és összetettségének megfelelően. Lehet komplex forgatókönyvet összeállítani, ami tartalmazza a sporteseményhez köthető összes információt. Lehetséges csak egy feladatkört kifejteni vagy az egy helyszínen lezajló eseményről megírni a forgatókönyvet. A jó forgatókönyv bármelyik esetben tartalmazza a rendezvény egészére vagy egy részletére vonatkozóan az összes tennivalót: a végrehajtásért felelős személyeket, a feladatok teljesítésének határidejét, a szükséges felszereléseket és berendezéseket. Továbbá a várható költségeket, azok finanszírozásának módját és az egész sportrendezvény programját.
Gazdasági elszámolás alól még a sportesemények sem bújhatnak ki. Nézzük csak, miről is van szó pontosabban? Közvetlenül a sportrendezvény után el kell végezni a készpénzkifizetéseket. Rendezni kell a játékvezetők, a versenybírók, a rendezőgárda munkadíjait és az alkalmi munkabéreket is. Ezt követően kerülhet sor a különböző szolgáltatások igazolására, az elszámolásokra és a pénzügyi intézkedésekre. Mindezek után már jöhet is a költségvetés teljesítésének véglegesítése.
Megállapíthattuk, hogy a sportszervezés és a versenyrendezés kapcsán többféle dokumentumot kell elkészítenünk. Most már azt is leszögezhetjük, hogy a sportesemények dokumentumainak megőrzése felbecsülhetetlen értéket jelent a következő sportrendezvény sikeres és kevesebb munkával járó megrendezésében, lebonyolításában.